Secrétaire d’accueil et de gestion des instances communautaires H/F

1. Gestion du standard, accueil et dématérialisation (Mission principale) :
   o Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services.
   o Réception, traitement et diffusion de l’information en général.
   o Utilisation et suivi des parapheurs électroniques (FAST-Parapheur) pour le circuit des signatures et la gestion des actes
   o Maîtrise organisationnelle de son espace de travail.
   o Gestion des supports de communication interne (annuaires, adresses, téléphones).
2. Gestion intégrée de la flotte automobile :
   o Suivi et entretien : Planification des révisions, contrôles techniques et gestion des réparations des véhicules.
   o Gestion administrative et financière : Demandes et suivi des devis auprès des garages/fournisseurs, vérification des factures.
   o Assurances & Sinistres : Déclaration et suivi des dossiers de sinistres en lien direct avec les compagnies d’assurance.
   o Gestion opérationnelle : Suivi des carnets de bord, attribution/réservation des véhicules et gestion des cartes carburant/badges.
3. Gestion des ordres de mission et déplacements :
   o Saisie et rédaction : Établissement des ordres de mission permanents et ponctuels pour les déplacements des agents et des élus.
   o Circuit de validation : Transmission pour signature administrative via les outils dédiés (FAST-Parafeur) et vérification des pièces justificatives.
4. Gestion des instances communautaires (Bureau & Conseil communautaire) — En travail d’équipe :
   o Participation, au sein de l’équipe administrative, à la préparation des documents et au suivi du processus global des instances.
   o Rédaction des convocations et transmission aux élus.
   o Présence physique et assistance logistique/administrative lors des réunions du Conseil communautaire.
   o Rédaction des délibérations et tenue des registres légaux.
   o Transmission des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et gestion de la publication/affichage.
   o Co-rédaction et finalisation des procès-verbaux des séances du Bureau et du Conseil.
5. Secrétariat et logistique administrative :
   o Tenue de l’agenda de réservation des salles.
   o Travaux divers de bureautique (saisie et mise en forme de courriers, tableaux, comptes rendus, rapports)
   o Enregistrement du courrier arrivée et affranchissement du courrier départ.
   o Réception et distribution des colis.
   o Réception des dossiers de candidature du service marchés publics.
   o Établissement des devis pour les impressions des communes du territoire et suivi.
   o Gestion de la petite maintenance des photocopieurs, le prêt et le suivi de matériel (GPS, vidéoprojecteur, écran, sono, lecteur DVD).
   o Envoi de convocations diverses.
6. Gestion des fournitures :
   o Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs.
   o Gestion des commandes de fournitures de bureau.
   o Aide aux différents services (après accord du supérieur hiérarchique).

Interne : Relations fréquentes avec les services de la collectivité, les élus, la direction.

Externe : Public, usagers, Préfecture (contrôle de légalité), partenaires de la collectivité,
livreurs et professionnels.

Formation / Expérience : BTS secrétariat ou BAC secrétariat avec au moins 5 ans
d’expérience dans un poste similaire.
Compétences techniques & Savoir-faire :
o Maîtrise du standard téléphonique, de l’outil informatique et des règles d’accueil.
o Maîtrise des procédures administratives et réglementaires applicables aux instances
territoriales.
o Maîtrise des techniques de secrétariat et de communication écrite et orale.
o Rédaction d’actes administratifs (délibérations, PV) et règles du contrôle de légalité.
o Bon niveau rédactionnel.
Qualités requises :
o Capacité à concilier l’accueil physique/téléphonique et les tâches administratives.
o Aptitude au travail en équipe, sens de la coordination et du partage d’informations.
o Organisation, calme, rigueur, écoute et excellente présentation.
o Autonomie, disponibilité (réunions en soirée pour le Conseil) et réactivité.
o Respect strict du secret professionnel et devoir de réserve.

Temps de travail : Temps complet (35 heures par semaine) avec pics d’activité et présence en soirée
lors des conseils.
Cadres d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux (Fonctionnaire ou Contractuel).
Rémunération & Avantages : Suivant barème de la Fonction Publique Territoriale + avantages sociaux (CNAS, titres-restaurants, participation mutuelle et prévoyance).

Merci d’envoyer votre candidature, CV + lettre manuscrite

A Monsieur le Président

Communauté de Communes des Pays d’Oise et d’Halatte

Service des Ressources Humaines

1 Rue d’Halatte

60700 PONT-SAINTE-MAXENCE

recrutements@ccpoh.fr