Assistant de la directrice générale des services

Assistanat et gestion du quotidien de la DGS

• Gestion des agendas: Organisation des agendas de la DGS et du Président (planification des rendez-vous, réservation des créneaux de travail et organisation des déplacements).
• Filtrage et accueil : Filtrage téléphonique et physique des demandes d’entretien ou d’intervention adressées à la DGS.
• Préparation et suivi des dossiers : Assemblage des dossiers de réunion (notes, pièces jointes, synthèses), suivi du relevé des décisions et rappel des échéances aux services.
• Intendance et logistique : Organisation matérielle des réunions de direction et d’exécutif, accueil des interlocuteurs extérieurs.
• Rédaction administrative : Rédaction de courriers, compte-rendu de réunions et notes internes.

2. Secrétariat des instances et dossiers RH

• Instances : Organisation matérielle, convocations et secrétariat du Comité Social Territorial (CST) et de la F3SCT.
• Suivi de dossiers RH : Gestion des correspondances réservées et suivi des conventions (notamment avec le Centre de Gestion).

3. Coordination avec le Pôle Secrétariat

• Orientation des demandes : Transmission des demandes courantes des directions vers le Pôle Secrétariat mutualisé.
• Circulation de l’information : Transmissions des consignes et circulation de l’information entre la Direction Générale et les services.

Relations fréquentes avec les services de la collectivité, les élus, le public, la direction

Savoir-faire

• Techniques de secrétariat : Pratique des techniques de secrétariat de direction et de la rédaction administrative.
• Bureautique : Maîtrise des outils bureautiques et d’agenda partagé.
• Environnement territorial : Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des instances administratives.

Savoir-être

• Confidentialité : Respect du secret professionnel et devoir de réserve.
• Organisation : Capacité d’anticipation, d’organisation et de réactivité.
• Rigueur : Rigueur, autonomie et gestion des priorités.
• Aisance relationnelle : Aisance relationnelle et posture professionnelle adaptée.

Temps de travail complet (35 heures par semaine)

Variations du rythme de travail selon les exigences de l’agenda institutionnel.

Cadres d’emplois des adjoints administratifs et rédacteurs – Contractuel – Temps complet

Rémunération :

Suivant barème de la Fonction Publique Territoriale + avantages sociaux (CNAS, titres restaurants, participation mutuelle et prévoyance) et télétravail.