Agent d’accueil

• Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
• Réception, traitement et diffusion de l’information : transmissions aux services, diffusion de l’information en général
• Maîtrise organisationnelle de son espace de travail
• Gestion des supports de communication interne pour les différentes structures (adresses, téléphones…)
• Envoi, réception et diffusion des fax
• Tenue de l’agenda de réservation des salles
• Divers travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports…)
• Gestion des stocks : suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs…
• Gestion des commandes de fournitures de bureau
• Affranchissement du courrier départ
• Enregistrement du courrier arrivé
• Gestion de la petite maintenance des photocopieurs, le prêt et le suivi de matériel type GPS, vidéoprojecteur, écran, sono, lecteur DVD…
• Aide aux différents services (après accord du supérieur hiérarchique)
• Réception et distribution des colis
• Réception des dossiers de candidature du service marchés publics
• Etablissement des devis pour les impressions des communes du territoire et suivi
• Envoi de convocations diverses

Relations fréquentes avec les services de la collectivité, les élus, le public, la direction,

Relations avec les professionnels, livreurs,

Relations avec les partenaires de la collectivité.

BTS secrétariat ou BAC secrétariat avec au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire

Organisationnelles : savoir concilier l’accueil, le standard et les tâches administratives

Respect des procédures mise en place

Techniques de secrétariat

Excellente élocution

Maîtrise du standard téléphonique et de l’outil informatique

Bon niveau rédactionnel

Excellente présentation

Techniques de communication écrite et orale

Autonomie, disponibilité et confidentialité

Sourire et convivialité

Aisance relationnelle et grande capacité d’écoute,

Organisation, calme et rigueur,

Secret professionnel et devoir de réserve.

Temps de travail complet (35 heures par semaine)

Travail en bureau

Pics d’activité en fonction des obligations du service

Cadres d’emplois des adjoints administratifs – Contractuel – Temps complet

Rémunération :

Suivant barème de la Fonction Publique Territoriale + avantages sociaux (CNAS, titres restaurants, participation mutuelle et prévoyance) et télétravail.